キリシマミサキ（秘書）
日程調整メールの「候補日提示」は、定型でできています。定型は、書き手の手抜きではなく、受け手の認知負荷を最小化するための、機能的な選択です。
件名：◯◯の件 日程ご調整のお願い
◯◯様
お世話になっております。
◯◯の件、下記候補日でご都合いかがでしょうか。
第1希望：◯月◯日（◯）10:00 - 11:00
第2希望：◯月◯日（◯）14:00 - 15:00
第3希望：◯月◯日（◯）16:00 - 17:00
ご多忙のところ恐縮ですが、上記の中でご都合の良い日時を、◯月◯日までにご連絡いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
実務でやっているうちに、自然と三つに落ち着きました。一つだと相手の選択肢がない。二つだと選びにくい（迷ったら二つとも合わない可能性がある）。四つ以上だと、相手の認知負荷が上がる。三つは、選ぶ側にとって、ちょうどいい数です。
三つ提示しておけば、そのうち少なくとも一つは合う確率が高い。合わなかった場合でも、相手側から「上記は難しいので、◯日はいかがでしょうか」と逆提案が来る確率が、上がります。再調整の往復回数が、結果的に減ります。
意思決定の支援としてもう一段重要なのは、三つの並べ方です。
第1希望、第2希望、第3希望、と書くときに、私はその順番を、相手の都合と、こちら側の都合の、両方を見て決めます。
こちら側の都合だけで決めるなら、こちらが最も押したい日時を第1希望に置きます。最初に出した候補が選ばれやすい、という感じはあります。
ただし、相手の業務サイクルを知っている場合、第1希望は相手にとって最も都合の良さそうな日時に置きます。相手が大学教員なら、講義のない日の午前中。相手が会社員なら、月曜の朝と金曜の夕方は避ける、という傾向がある。これらを読んで、第1希望を組みます。
第2希望以降は、第1希望が合わなかった場合の代替として、こちら側が押したい時間帯を入れることが多いです。第3希望は、最も柔軟な代替として、相手側にとって少しイレギュラーな時間帯（朝早めや夕方遅め）を入れて、選びやすさを担保します。
つまり、候補の順番自体に、こちらの戦略と相手への配慮の両方が、暗黙に組み込まれています。受け取った相手は、こちらの意図に気づかずに、自然に第1希望か第2希望を選びます。
本文の冒頭、「下記候補日でご都合いかがでしょうか」という構文も、注意深く設計されています。
「ご都合いかがでしょうか」は、相手の選択の余地を残す丁寧な疑問形です。「下記日程でお願いします」と書くと、命令調になり、相手にとっての心理的な負担が上がります。「ご都合いかがでしょうか」と聞くことで、相手は「都合が合わないなら、別の日を提案する」「都合が合うなら、そのまま了承する」「迷いなら、保留して再返信する」という、三つの選択肢を持ちます。
同じ意味の代替として「下記候補からお選びいただけますでしょうか」もあります。「お選びいただけますでしょうか」は、相手の能動的な選択を依頼する形で、選ぶ責任を相手に強めます。状況によって使い分けます。
定型の中で、繰り返される枕詞のひとつが「お手数ですが」「ご多忙のところ恐縮ですが」です。これらは、依頼の前置きとして、相手の時間と労力を消費させることへの、形式的な詫びを兼ねています。
形式的、と書きましたが、それは「形式」が「意味がない」という意味ではありません。「お手数ですが」を入れると、依頼のトーンが、命令ではなく相談に近づきます。入れないと、依頼が事務的に響きすぎて、関係性に微妙な摩擦が生じます。摩擦を最小化する潤滑油として、これらの枕詞は機能しています。
ただし、入れすぎると、別の摩擦が生じます。「お手数ですが、ご多忙のところ恐縮ですが、誠に勝手ながら、◯◯していただけますと幸いです」と、枕詞が三つ重なると、本題に入るまでが長くなります。実務感覚としては、枕詞は一つか二つ、本題は明快に、というのが目安です。
枕詞は、入れないと事務的すぎる。入れすぎると本題が遠のく。一つか二つの幅のなかに、関係性が乗っている。
結語の「ご連絡いただけますと幸いです」は、依頼を相手の善意に委ねる構文で、義務化を避けつつ、応答を期待する、絶妙な距離感を作ります。緊急度が低めで、相手との関係が定例化していない場合の、標準的な選択です。
緊急度が高い場合は、期日を明示します。「お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日までにご返信いただけますでしょうか」のように、期日を明示することで、相手は自分のスケジュールに組み込みやすくなります。
ただし、相手が役職の高い方や、こちらが恐縮しなければならない関係の場合、期日を明示すると、こちら側が締め切りを設定する立場になり、関係性のバランスが崩れます。その場合は「お時間ありますときにご返信いただけますと幸いです」と、期日を明示せずに、暗黙の期待だけ伝えます。
長く秘書業務をやっていると、日程調整メールの定型は、書き手の手抜きではなく、相手の認知負荷を下げる装置として、機能していることに気づきます。三つの候補日、相手の都合を考えた順番、柔らかい依頼の枕詞、適切な期日の明示。これらは、メールを受け取った相手が、最小限の労力で意思決定できるように、こちら側で先回りした調整の結果です。先回りした調整は、メールの文面では見えません。見えないように設計することが、定型の本来の機能です。
定型を「ポエム」と批判する声もあります。以前、メールから定型を全部消す実験をしてみたことがあるのですが、その実験で気づいたのは、消すと文面は短くなるが、相手側の心理的な負担が、逆に増える場面がある、ということでした。定型は、消せるが、消さないほうが摩擦の少ない関係を保てる場面が、ある。
「消したほうがいい場面」と「消さないほうがいい場面」が、業務のなかで分かれています。その分かれ方を、第一回の候補日提示メールで、書きとめておきました。