「あいにく」が薄める
日程調整メールの修辞 #2　リスケのお願い　第二稿

キリシマミサキ（秘書）

すでに確定している予定を、こちら側の都合で変更してもらう「リスケ」のメールには、候補日提示よりも、もう一段、神経を使う作法があります。

リスケメールでよく出てくる「あいにく」という副詞は、辞書的には「都合の悪いことに」という意味で、こちら側の事情で都合が悪くなった、ということを示します。気をつけたいのは、「あいにく」が、こちら側の責任の所在を、少しだけ薄める働きを兼ねていることです。

「あいにく、急遽◯◯の予定が入りまして」と書くと、予定が入ったのは、こちら側の意思とは別の、外的な何かのように感じられます。「あいにく」がない場合、「急遽◯◯の予定が入りまして」だけだと、誰の都合で予定が入ったのか、責任の主体が、もう少しはっきりします。

これは、嘘をついているわけではありません。実際、リスケの理由が「上司の急な指示」だったり、「家族の体調不良」だったり、「先方からの突発的な要請」だったりするので、こちら側の能動的な意思で予定を変更したわけではない、という事実が、たいていの場合あります。「あいにく」は、その事実を、形式として表現する語です。

リスケメールの最大の判断ポイントは、変更の理由を、どこまで書くか、です。書きすぎると相手に「言い訳がましい」と感じさせる。書かなすぎると「失礼だ」と感じさせる。境界には、関係性と、理由の性質と、両方が関わります。

「子どもが体調を崩しまして、看護のため」のように具体に書く場合と、「やむを得ない事情により」「社内事情により」と伏せる場合があります。前者は、相手から見て「これなら仕方ない」と思える理由を、開示することで、こちら側の事情への理解を引き出す。後者は、理由が個人的すぎる場合や、開示すると別の問題が発生する場合（上司の指示の中身が機密、別の取引先の事情など）に、伏せたまま、変更の必要性だけを伝える。

「やむを得ない事情」は、「こちら側で回避できなかった」という意味で、相手から見て、こちら側の責任を問いにくくする便利な語彙です。実感として、同じ相手に何度も使うと、効力が落ちます。「この人はいつもやむを得ない事情があるな」と気づかれた段階で、「やむを得ない」の効力は薄れる。

逆に、相手から「やむを得ない事情」でリスケが来た場合、こちら側は何も詮索しないのが、不文律です。「やむを得ない事情とは何ですか」と聞くのは、礼儀から外れます。理由を開示しないことを選んだ相手の判断を、尊重する。

リスケメールでもう一つの判断は、新しい候補日を、いつ出すか、です。同じメールで変更依頼と新候補を一緒に出す方法と、まず変更依頼だけを送って相手の了承を得てから、別便で新候補を出す方法があります。

前者は、相手側の往復回数を減らす効率重視の作法。「変更させていただけないでしょうか。差し支えなければ、下記候補日でご都合いかがでしょうか」と二段で書く。後者は、変更の重さに対する詫びを、独立して伝えたい場面の選択。実務上は、効率重視で同便にすることが多いです。

新候補を出すときの「差し支えなければ」は、新候補を提示することへの、二重の遠慮を示す表現です。一度こちら側の都合で予定をキャンセルしておきながら、こちら側からまた候補を出すというのは、相手の時間を二度使わせる行為。「差し支えなければ」は、その二度目の依頼への配慮を、形式として組み込んでいます。

リスケメールの全体的なトーンは、詫びの重さをどこに置くかで決まります。詫びが軽すぎると相手は「軽く考えている」と感じる。重すぎると「逆に気を遣わせている」と感じる。中央のどこかに、適切な重さの詫びを置く作業が、リスケメールの設計の中心です。

標準的には、冒頭で「誠に勝手ながら」と前置きし、中盤で「誠に申し訳ございません」と本題の詫び、結末で「ご多忙のなか、改めての日程調整となり、誠に恐縮です」と再度の詫び、と三段になります。重さの配分は、変更の重要度・関係性の濃度・相手の役職などで上下に調整します。重くするときは「重ねてのご無理を申し上げ」を入れたり、軽くするときは結末の詫びを省略したり。

同じ相手に対して、二度目、三度目のリスケになる場合、「あいにく」だけでは足りなくなります。「重ねての変更となり、誠に恐縮ですが」と書くことで、リスケの繰り返しを認識していることを、相手に伝えます。気づいていない人と、気づいている人では、相手の受け取り方が違う。三度目になる場合は、メールで処理しないほうがいい場面もあります。

リスケメールが秘書業務で頻繁に発生するのは、業務のなかで予定が変わることが、想定外ではなく日常だからです。日程は確定したあとも、外部要因や内部要因で、変更されうる。変更されることを前提にしたうえで、変更されたときに、関係性のダメージを最小化する作法として、リスケメールの定型が、長年かけて整えられてきました。

「あいにく」「やむを得ない」「差し支えなければ」「重ねての」——これらの語彙は、関係性が変更を吸収するための、形式の一部です。形式があるから、関係性は変更を吸収できる。形式がない場合、変更のたびに関係性に小さな摩擦が累積します。摩擦が累積しないために、定型は残っています。

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